Guide d’achat de pièces techniques en Chine

Bien qu’il y ai de nombreux changements dans l’usine du monde, comme les augmentations de salaires, tensions avec les USA et d’autres pays (Australie, EU), gestion de la crise du COVID, la Chine reste la seule solution sérieuse globale pour la sous-traitance de pièces techniques.

La supply-chain locale s’est améliorée de manière très substantielle (accès aux matières et produits semi-finis, logistique) tout comme la qualité générale de la production.  La Chine a pu bénéficier des importants investissements dans les technologies et équipements de haute qualité, mais également d’un changement lent mais réel d’attitude envers la qualité.

La Chine n’est plus le pays mystérieux qu’il a été, néanmoins, la façon d’y faire du business est toujours différente de celle des pays occidentaux. Laissez-nous vous présenter quelques réflexions sous forme de 7 étapes à suivre pour parvenir à une expérience réussie d’achat en Chine.

1- Identification d’un fournisseur chinois

La première étape sans surprise est l’identification de fournisseurs potentiels. Ci-dessous, sont listés les différents outils pour une sélection efficace d’un partenaire chinois.

• Alibaba / Made-in-china (www.alibaba.com / www.made-in-china.com): Pas toujours très fiable car de nombreux contacts sont des tradeurs ou des usines effectuant la majeure partie de leur activité en trading à côté d’une petite part de production interne. La plateforme offre en outre aux fournisseur une prime à la rapidité de réponse par rapport à la qualité de réponse.
• Moteurs de recherche (google.com / baidu.com/ bing.com): Ils peuvent être efficaces si vous êtes à la recherche d’un gros fournisseur qui a investit dans une visibilité internationale, mais la plupart des fournisseurs chinois n’ont pas de sites internet ou alors des sites difficilement accessibles depuis l’étranger et peu à jour.

• Salons industriels (en Chine ou à l’extérieur de la Chine, comme les salons industriels sont toujours bien fourniers en sociétés chinoises):  Pratique pour avoir une discussion face à face, néanmoins il est difficile d’identifier les tradeurs des fabricants.  Cette solution et également très limitée en période de pandémie. Quant aux salons virtuels ils restent à prouver leur utilité.
• Réseau (contactez vos pairs pour des recommandations): N’hésitez pas à activer votre réseau pour demander des recommandations de fournisseurs.
• Société de sourcing : Si vous savez exactement quel type d’usine chinoise vous cherchez et que vous voulez gagner du temps, les solutions payantes de recherche de fournisseurs peuvent être intéressants. Soyez certain que ces professionnels comprennent votre besoin.   La gamme de prix pour ces services va de quelques centaines d’euros à 2000€ en fonction de la complexité de la mission.

• Société de sous-traitance : Sous-traitez l’identification, la négociation et le suivi de production à un partenaire local de confiance.  Une solution tout-en-un qui garantie des prix d’achats compétitifs, un bonne compréhension de vos besoins et le suivi de la qualité. Contactez-nous pour toute demande. 

2- (Comment) Contacter les usines chinoise ?

Recommandation: pour être sûr d’être pris au sérieux et éviter les incompréhensions, passez du temps à définir clairement vos besoins avant de contacter un fournisseur : spécifications, schémas techniques et quantités.

Respect de la propriété intellectuelle en Chine

Beaucoup de sociétés sont inquiètes à juste titre du respect de la propriété intellectuelle en Chine. La signature d’une NDA peut vous permettre de vous sentir mieux protégé, néanmoins les fournisseurs en signent plusieurs par jour et ne payent pas beaucoup attention à ce qu’elles contiennent car la poursuite légale en Chine pour leur non respect serait très difficile. Néanmoins, même si l’impact légal est limité, le NDA à l’avantage de définir clairement ce que vous estimez comme votre propriété et ce que le fournisseur est autorisé à en faire. De notre expérience la meilleure manière d’éviter la copie est de faire en sorte qu’aucun fournisseur chinois puisse avoir un aperçu global de la supply chain de votre produit.

Connaitre votre partenaire Chinois

Pour chaque type de process de fabrication, vous allez être capable d’identifier de nombreuses sociétés en Chine, qui elles sont vraiment n’est pas toujours facile à savoir. Le meilleur moyen de savoir si l’usine d’un fournisseur est capable de produire vos produits et encore de la visiter et faire un audit de leur outil de production et de leurs références. Si vous n’êtes pas disponible pour effectuer l’audit vous pouvez mandater une société de service (comme AGC) pour vous fournir un rapport détaillé du fournisseur avant de passer commande.

3- Négociation des prix

一分钱一分货 (yifenqian yifenhuo – « vous en avez pour ce que vous payez ») c’est toujours ce que l’on entend quand la négociation a été trop loin.  Les fabricants chinois sont connu pour adapter la qualité de leurs produits au prix que vous êtes prêt à payer, sans pour autant être clair sur la baisse de qualité. Ceci étant dit, il y a toujours de la place pour la négociation. Essayez d’être cohérent, de comprendre le process qui va être utilisé en production et d’optimiser vos spécifications et quantités de commandes pour être sûr d’avoir le meilleur prix. Ne pas hésiter à comparer.

Si le prix a été négocié de manière correcte dans une situation de gagnant-gagnant, le fournisseur chinois reste en général sur ses prix sauf impact extérieur important (taux de change, prix de la matière première etc.)

4- Passage de commande au fournisseur chinois

Envoyez ses commandes en Chine via emails

Rien de très spécifique à ce point, une commande par email et tout à fait acceptable, suivie d’un accusé de réception confirmant le délai de livraison. Wechat est très utilisé en Chine, mais si vous l’utilisez nous ne recommandons pas de l’utiliser pour le passage de commande, car il ne garde pas les documents en mémoire. Il est préférable de sauvegarder sur votre ordinateur un document dument tamponné qui confirme la commande. (la signature n’a que peu de valeur en Chine, il faut toujours préférer le tampon officiel de la société.

Termes de paiements

Pour vos premières commandes avec un fournisseur il vous faudra payer un acompte de l’ordre de 30 à 50%. Nous vous conseillons de ne pas régler d’acompte à 100% à la commande, mais de garder un solde à payer après inspection des produits sur le site du fournisseur.

5- Suivi de commande

Si vous êtes déjà allé dans un restaurant en Chine, vous avez peut être remarqué que les serveurs répondent souvent à la dernière demande qui leur est faîte en premier et non dans l’ordre de réception des demandes. Les usines en Chine sont souvent organisées de la même manière. Il est important de faire en sorte que le fournisseur sente que vos commandes ne doivent pas passer après celles de leurs autres clients. Pour cela, un questionnement régulier du statut de vos commandes et important et pour les cas critiques la présence d’un de vos employé ou d’un d’un contrôleur qualité d’une tierce partie peut vous aider à mettre la pression sur le fournisseur.

6- Suivi des problèmes qualité

Recommendation : Vérifiez la qualité de vos produits avant expédition des produits car une fois la livraison effectuée, même dans le cas ou le fournisseur est coopératif il ne pourra pas fournir beaucoup de support.

La qualité est primordiale et doit toujours être considéré comme la priorité première. Quand vous achetez en Chine, vous devez toujours garder à l’esprit qu’il est possible de recevoir une palette de pièces qui ne pourront être utilisées du fait de problème qualité. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation veuillez lire ci-dessous notre liste de recommandations :

• Demander au fournisseur de fournir des échantillons avant les séries, oui cela coûte de l’argent, mais cela peut vous éviter beaucoup de problèmes postérieurs.
• Soyez clairs sur vos spécifications critiques afin que vos fournisseurs et vos inspecteurs portent une attention particulière sur ces points. Ne pas hésiter à envoyer un échantillon de référence ou les pièces devant s’assembler au composant pour que le fournisseur ou une partie tierce puisse vérifier la fonctionnalité des pièces.
• Demandez un rapport qualité du fournisseur et envoyez régulièrement un inspecteur qualité pour faire une contre-vérification.  Après 20 ans de sous-traintance de composants techniques en Chine, nos inspecteurs trouvent encore de nombreuses différences entre les rapports de contrôle des fournisseurs et leurs propres inspections.

• Faire un contrôle à réception dès livraison des produits sur votre site et non avant de les utiliser, car le plus vous attendez le plus difficile il sera de régler un éventuel problème.

7- Long terme (garder une bonne qualité)

Nous entendons cette phrase chez un acheteur occidental sur deux : “Avec les chinois la première commande est toujours bonne mais la qualité se détériore avec les commandes suivantes”.

La distance avec vos fournisseurs ajoutée avec une rotation fréquente de leurs employés rendent difficile la stabilité de la qualité sur le long terme. Ici encore les mêmes recettes doivent être appliquées :

•  Contacts fréquents avec le fournisseur
• Spécifications claires
• Vérification de la qualité avant expédition (ou régulièrement si passage de commande très fréquent).
• Contrôle à réception

Conclusion

Nous avons pu constater de nombreuses incompréhensions entre acheteurs occidentaux et fabricants chinois. La plupart sont dues à des appréciations différentes des spécifications des pièces. L’acheteur utilise souvent les mêmes définitions de ses pièces avec ses fournisseurs locaux sans difficulté et pense que ses demandes sont très claires et ne peuvent pas être mal interprétées. De son côté le fournisseur peut être habitué à d’autre modes de spécifications et comprendre de travers les attentes clients tout en pensant savoir très clairement ce que le client demande.

Nous recommandons fortement aux sociétés sans grande expérience de fabrication en Chine d’avoir un support local d’expérience. Connaissant les attentes et fonctionnement des deux côtés il sera en position d’anticiper les éventuels problèmes.

N’hésitez pas à nous contacter pour vos problématiques de sous-traitances, nous pouvons vous aider à avoir le meilleur de la Chine pour la réalisation de vos pièces.