7-Schritte-Anleitung zum Kauf technischer Teile aus China

Bien dass es viele Veränderungen in der „Werkbank der Welt“ gibt – wie steigende Löhne sowie Spannungen mit den USA und anderen Ländern (Kanada, EU) – bleibt China dennoch die einzige wirklich globale und ernstzunehmende Lösung für die
Auslagerung technischer Bauteile.

Die lokale Supply-Chain ist in anderen Entwicklungsländern ohne echtes Pendant, und die allgemeine Qualität der Fertigung hat sich stark verbessert und muss sich heute nicht mehr hinter westlichen Zulieferern verstecken. China konnte von massiven Investitionen in hochwertige Technologien und Produktionsanlagen profitieren, aber auch von einem echten Wandel der Einstellung gegenüber Qualität.

China ist nicht mehr das mysteriöse Land, das es einst war. Dennoch unterscheidet sich die Art, dort Geschäfte zu machen, weiterhin deutlich von der in westlichen Ländern. Lassen Sie uns unsere Erfahrung in Form von 7 Schritten vorstellen, um eine erfolgreiche Erfahrung beim Einkauf in China zu erreichen.

1- Identifikation eines chinesischen Lieferanten

Der erste, wenig überraschende Schritt ist die Identifikation potenzieller Lieferanten. Nachfolgend sind die verschiedenen Werkzeuge für eine effiziente Auswahl eines chinesischen Partners aufgeführt.

• Alibaba / Made-in-china (www.alibaba.com / www.made-in-china.com): Nicht immer sehr zuverlässig, da viele Kontakte Händler sind oder Fabriken, die den Großteil ihrer Aktivitäten im Handel und nur einen kleinen Teil in der eigenen Produktion haben. Zusätzlich belohnt die Plattform Lieferanten eher für schnelle Antworten als für die Qualität der Antworten.
• Suchmaschinen (google.com / baidu.com / bing.com): Sie können effektiv sein, wenn Sie einen großen Lieferanten suchen, der in internationale Sichtbarkeit investiert hat. Die meisten chinesischen Lieferanten haben jedoch keine Website oder Websites, die aus dem Ausland schwer zugänglich und selten aktuell sind.

• Industriemessen (in China oder außerhalb Chinas, da Industriemessen stets stark mit chinesischen Unternehmen besetzt sind): Praktisch für persönliche Gespräche, jedoch ist es schwierig, Händler von tatsächlichen Herstellern zu unterscheiden. Diese Lösung ist zudem in Pandemiezeiten stark eingeschränkt. Der Nutzen virtueller Messen muss sich erst noch beweisen.
• Netzwerk (Kontaktieren Sie Ihre Geschäftspartner für Empfehlungen): Aktivieren Sie Ihr Netzwerk und fragen Sie gezielt nach Lieferantenempfehlungen.
• Sourcing-Gesellschaft: Wenn Sie genau wissen, welche Art von chinesischer Fabrik Sie suchen und Zeit sparen möchten, können kostenpflichtige Lieferantensuchdienste sinnvoll sein. Stellen Sie sicher, dass diese Experten Ihre Anforderungen wirklich verstehen. Die Preisspanne für solche Dienstleistungen reicht von einigen hundert Euro bis zu 2.000 €, abhängig von der Komplexität der Aufgabe.

• Auftragsfertiger: Lagern Sie Identifikation, Verhandlung und Produktionsüberwachung an einen vertrauenswürdigen lokalen Partner aus. Eine All-in-One-Lösung, die wettbewerbsfähige Einkaufspreise, ein gutes Verständnis Ihrer Anforderungen und eine konsequente Qualitätsüberwachung garantiert. Kontaktieren Sie AGCIS für weitere Informationen.

2- (Wie) kontaktiert man chinesische Fabriken?

Empfehlung: Um ernst genommen zu werden und Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie sich vor der Kontaktaufnahme ausreichend Zeit nehmen, Ihre Anforderungen klar zu definieren: Spezifikationen, technische Zeichnungen und Mengen.

Schutz des geistigen Eigentums in China

Viele Unternehmen sorgen sich zu Recht um den Schutz ihres geistigen Eigentums in China. Die Unterzeichnung einer NDA kann ein besseres Sicherheitsgefühl vermitteln, jedoch unterschreiben Lieferanten täglich mehrere NDAs und schenken deren Inhalt oft wenig Aufmerksamkeit, da eine rechtliche Durchsetzung in China sehr schwierig ist.

Dennoch hat eine NDA den Vorteil, klar festzulegen, was Sie als Ihr Eigentum betrachten und was der Lieferant damit tun darf. Aus unserer Erfahrung ist der beste Schutz vor Kopien, sicherzustellen, dass kein einzelner chinesischer Lieferant einen vollständigen Überblick über Ihre gesamte Supply Chain erhält.

Lernen Sie Ihren chinesischen Partner kennen

Für jeden Fertigungsprozess lassen sich in China zahlreiche Unternehmen identifizieren – herauszufinden, welche davon wirklich geeignet sind, ist jedoch nicht einfach. Der beste Weg ist der Besuch der Fabrik sowie ein Audit der Produktionsmittel und Referenzen. Falls Sie selbst nicht vor Ort sein können, können Sie ein Dienstleistungsunternehmen (wie AGC) beauftragen, um vor Auftragserteilung einen detaillierten Lieferantenbericht zu erhalten.

3- Preisverhandlung

一分钱一分货 (yifenqian yifenhuo – „Man bekommt, wofür man bezahlt“) – dieser Satz fällt häufig, wenn eine Verhandlung zu weit getrieben wurde. Chinesische Hersteller sind dafür bekannt, die Qualität an den Preis anzupassen, den Sie zu zahlen bereit sind, ohne dies immer klar zu kommunizieren.

Dennoch gibt es fast immer Verhandlungsspielraum. Seien Sie konsistent, verstehen Sie den Produktionsprozess und optimieren Sie Ihre Spezifikationen sowie Bestellmengen, um den besten Preis zu erzielen. Zögern Sie nicht, Angebote zu vergleichen.

Wurde der Preis in einer echten Win-Win-Situation verhandelt, bleiben chinesische Lieferanten in der Regel stabil – außer bei erheblichen externen Einflüssen (Wechselkurse, Rohstoffpreise usw.).

4- Auftragserteilung an den chinesischen Lieferanten

Bestellungen per E-Mail nach China senden

Hier gibt es nichts Besonderes: Eine Bestellung per E-Mail ist völlig akzeptabel, gefolgt von einer Auftragsbestätigung mit Liefertermin.

WeChat ist in China weit verbreitet, wir empfehlen jedoch, es nicht für die Auftragserteilung zu verwenden, da Dokumente dort nicht dauerhaft gespeichert werden.

Bewahren Sie stets ein ordnungsgemäß gestempeltes Dokument auf, das die Bestellung bestätigt. (Unterschriften haben in China nur begrenzte Bedeutung – bevorzugen Sie immer den offiziellen Firmenstempel.)

Zahlungsbedingungen

Bei den ersten Bestellungen ist in der Regel eine Anzahlung von 30–50 % erforderlich. Wir empfehlen, niemals 100 % bei Auftragserteilung zu zahlen, sondern einen Restbetrag bis nach der Qualitätsinspektion vor Ort einzubehalten.

5- Auftragsverfolgung

Wenn Sie bereits in einem chinesischen Restaurant waren, ist Ihnen vielleicht aufgefallen, dass Bedienungen oft die zuletzt gestellte Anfrage zuerst bearbeiten. Viele chinesische Fabriken funktionieren ähnlich. Es ist wichtig, dem Lieferanten klarzumachen, dass Ihre Aufträge nicht hinter denen anderer Kunden zurückstehen dürfen. Regelmäßige Statusabfragen sind entscheidend. In kritischen Fällen kann die Anwesenheit eines Mitarbeiters oder eines externen Qualitätsprüfers zusätzlichen Druck erzeugen.

6- Umgang mit Qualitätsproblemen

Empfehlung: Prüfen Sie die Qualität Ihrer Produkte vor dem Versand, denn nach der Lieferung – selbst bei kooperativen Lieferanten – ist die Unterstützung meist stark eingeschränkt.

Qualität ist entscheidend und muss immer höchste Priorität haben. Beim Einkauf in China sollten Sie stets berücksichtigen, dass es möglich ist, eine ganze Palette unbrauchbarer Teile zu erhalten. Um dies zu vermeiden, beachten Sie folgende Empfehlungen:

• Fordern Sie Muster vor Serienproduktionen an. Ja, das kostet Geld, kann aber viele spätere Probleme verhindern.
• Definieren Sie Ihre kritischen Spezifikationen klar, damit Lieferanten und Prüfer diesen besondere Aufmerksamkeit schenken. Senden Sie bei Bedarf ein Referenzmuster oder passende Gegenstücke zur Funktionsprüfung.
• Verlangen Sie einen Qualitätsbericht vom Lieferanten und setzen Sie regelmäßig einen Qualitätsinspektor zur Gegenprüfung ein. Selbst nach 20 Jahren Auftragsfertigung in China stellen unsere Inspektoren noch häufig Abweichungen zwischen Lieferantenberichten und eigenen Prüfungen fest.

• Führen Sie eine Wareneingangskontrolle unmittelbar nach Lieferung durch, nicht erst vor der Verwendung – je länger Sie warten, desto schwieriger wird die Problemlösung.

7- Langfristig (konstante Qualität sichern)

Ein häufig gehörter Satz westlicher Einkäufer lautet: „Mit Chinesen ist die erste Bestellung immer gut, danach lässt die Qualität nach.“

Die Distanz zu den Lieferanten sowie eine hohe Mitarbeiterfluktuation erschweren eine langfristige Qualitätsstabilität. Auch hier gelten dieselben Grundregeln:

• Häufiger Kontakt mit dem Lieferanten
• Klare Spezifikationen
• Qualitätsprüfung vor Versand (oder regelmäßig bei sehr häufigen Bestellungen)
• Wareneingangskontrolle

Fazit

Wir beobachten häufig Missverständnisse zwischen westlichen Einkäufern und chinesischen Herstellern, meist aufgrund unterschiedlicher Auslegung von Spezifikationen. Einkäufer verwenden oft dieselben Definitionen wie bei lokalen Lieferanten und gehen davon aus, dass diese eindeutig sind. Der Lieferant hingegen kann an andere Spezifikationsmethoden gewöhnt sein und Kundenanforderungen falsch interpretieren – in dem Glauben, sie vollständig zu verstehen.

Unternehmen ohne umfangreiche Erfahrung in der Fertigung in China empfehlen wir dringend, auf ein erfahrenes
lokales Support-Team zurückzugreifen. Mit Kenntnis beider Seiten kann es potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und vermeiden.

Zögern Sie nicht, uns bei Ihren Outsourcing-Projekten zu kontaktieren – wir helfen Ihnen, das Beste aus China für die Fertigung Ihrer Bauteile herauszuholen.